:: Главная ::: Условия ::: Ссылки :: :: Ваша Корзина (0 руб.) ::: Отследить заказ
 
Правила деловой переписки.

Наша с Вами интернет-переписка является деловой в отличии от, например, неформальной переписки с друзьями.

Существуют гласные и негласные правила деловой переписки. Возможно некоторые из них несколько напыщены и утрированы, но есть те, которые действительно полезны. Если мы с Вами будем их соблюдать, то переписка будет удобной, лаконичной и, в конечном итоге, продуктивной.

Вот 3 правила, которые за время нашей деятельности показались наиболее актуальными в порядке их важности:
  1. Цитируйте текст оригинального письма. (мы всегда об этом напиминает в постскриптуме P.S.)

    В некоторых почтовых системах при переписке через браузер внизу странички, где Вы читаете письмо, есть поле для ответа. Это неформальное поле! Оно удобно для Чата, для ответа любимой девушке, но НЕ ПРЕДНАЗНАЧЕНО для деловой переписки.
    Например Вы пишете в этом поле такой ответ: "Я согласен. Высылайте."
    В результате мы получаем от Вас письмо с одной-единственной строчкой: "Я согласен. Высылайте."
    На что согласны? Что высылать? Куда?...

    Согласитесь, что при одновременной переписке с 10-20 клиентами непросто помнить все нюансы конкретных заказов и тем более идентифицировать их по адресу электронной почты. И даже если Вы написали более развернутый ответ, чем одна строчка - все равно значительно эффективнее, если в Вашем ответе можно будет увидеть всю историю переписки: что было в первоначальном заказе, что мы Вам ответили и какую дополнительную информацию запросили и т.д.

    В большинстве почтовых клиентов и программ есть возможность ответить так, что бы в текст Вашего письма автоматически вставился текст письма, на которое Вы собираетесь ответить. В mail.ru, yandex.ru на той же странице, где Вы читаете письмо, есть ссылки "Ответить". Где они находятся у mail.ru Вы можете посмотреть на этой картинке.

    После нажатия на эту такую ссылку открывается отдельная страница с полем для ответа. В этом поле уже присутствует текст исходного письма. Не удаляйте этот текст, а просто допишите свой ответ сверху. В принципе можно и снизу, но сверху более удобно писать Вам (не нужно прокручивать к концу текста) и по той же причине удобно читать нам.
    И не забудьте отделить свой ответ несколькими пробельными строками (кнопкой "Enter").

    И тогда наша с Вами переписка будет каждый раз идти "нарастающим итогом" и в любом письме можно будет освежить в памяти всю историю переписки по конктреному заказу, вместо того, что бы перебирать предыдущие письма в поиске информации о чем мы с Вами ранее переписывались.
    Так одним лишним кликом на кнопке "Ответить" Вы сэкономите десяток других кликов и время.

    Ну а если Вы хотите перемежать свои ответы цитатами исходного текста, на которое отвечаете - значит Вы вообще профессионал переписки. Для Вас тогда другой совет - не редактируйте и не удаляйте по своему усмотрению части текста исходного письма, на которое отвечаете.
    Возможно именно удаленный кусок окажется нужным Вашему корреспонденту.



  2. Отвечайте на ВСЕ заданые вопросы.

    Когда Вы пишете нам письмо с желанием выяснить непонятные моменты, то вполне нормально, что в одном письме Вы задаете сразу несколько вопросов.
    Например: Сколько будет стоить доставка, сколько времени будет идти посылка, куда оплачивать?

    И, естественно, Вы ожидаете в ответ, что мы ответим на ВСЕ эти вопросы. Этого же мы ожидаем и от Вас.

    Однако исторически человек общался с себе подобными очно, в режиме диалога, короткими фразами - "вопрос-ответ" и человеческая психика устроена таким образом, что стремится ответить на последний или на наиболее запомнившийся вопрос. Что бы не затягивать переписку - боритесь с этой первобытной привычкой.
    Прежде чем отправить письмо - просмотрите еще раз, на все ли поставленные вопросы Вы ответили.



  3. Ну и последнее правила касательно прикрепленных файлов - посылайте небольшие файлы.

    Нередко возникает необходимость послать отсканированную копию чего-нибудь, картинку или фотографию. Экономьте, пожалуйста, трафик и время - не шлите монстров с современных цифровых фотоаппаратов или сканеров размером в несколько мегабайт.
    ВСЕ программы, поставляемые с этой техникой умеют уменьшать картинки. Фотографии или отсканированной копии объемом до одного мегабайта или размерами до 1000х1000 пикселов будет вполне достаточно.

    Если уж очень нужно выслать файл большого размера - спросите предварительно получателя: сможет ли он принять такой файл.



    Ну и нет смысла говорить, что посланные исполняемые файлы и программы с расширениями .exe .bat .pif и прочими, в которых может потенциально присутствовать вирус, напрягут получателя Ваших писем и, скорее всего, окажутся в корзине.










Картинки взяты с сайта: fictionbook.ru